Bedrijfsovername: Wanneer vertel ik het mijn personeel?

Vanuit onze dagelijkse praktijk komen we vaak in contact met ondernemers die overwegen hun bedrijf te verkopen. De meeste ondernemers treden zeer voorzichtig op zodat er geen onrust komt bij medewerkers binnen het bedrijf. Zij zijn immers van grote waarde voor u en uw bedrijf en u wilt niet dat uw sleutelmedewerkers het bedrijf verlaten. Wanneer vertelt u het ze? Wanneer weet u zeker dat de deal doorgaat?

Ons advies is om altijd zo lang mogelijk te wachten met het op de hoogte brengen van de medewerkers en het pas te vertellen op het moment dat deal (afge)rond is. Naast de gebruikelijke geheimhouding, hierbij enkele tips om te voorkomen dat medewerkers te vroeg op de hoogte raken van het overnameproces.

Hoe meldt een overname-adviseur zich bij uw medewerkers?
Als uw bedrijf wordt benaderd door een overname-adviseur meldt deze zich meestal anoniem met een vertrouwelijk onderwerp en zorgt hij ervoor dat hij zonder uw secretaresse of receptioniste verder te informeren, doorverbonden wordt. Hij mag daarbij niet te veel zeggen omdat hij geen onrust in de organisatie wil scheppen. Als u niet te bereiken bent zal hij een terugbelverzoek met een 06-nummer achterlaten waarbij hij aangeeft dat het een vertrouwelijk of strategisch onderwerp betreft.

E-mailen via privé-adressen
Om te voorkomen dat uw correspondentie over de overname bij uw medewerkers terechtkomt wordt vaak naar privé-adressen gemaild. Dit om te voorkomen dat iemand per ongeluk iets van uw scherm leest of dat de informatie onder ogen komt van medewerkers die toegang hebben tot uw mailbox, bijvoorbeeld uw secretaresse of mensen van de IT-afdeling. Door een privémailadres op te geven verkleint u deze risico’s.

Afspreken buiten het bedrijf
De meeste overnameadviseurs zijn zakelijk gekleed en dragen een pak. Als er binnen uw bedrijf een informele cultuur heerst vallen pakken direct op. Vaak wordt daarvoor de verklaring gegeven dat de adviseur iemand van de bank of een verzekeringsmaatschappij is. Omdat overnametrajecten meestal lang duren, kan het zijn dat hij binnen een bepaalde periode vaak bij u langskomt (meestal samen met de geïnteresseerde partij).

Om te voorkomen dat er onrust in het bedrijf ontstaat, is het raadzaam om na enkele gesprekken op het bedrijf af te gaan spreken op een neutrale locatie, bijvoorbeeld bij uw eigen adviseur, bij een (weg)restaurant of bij uw accountant. Op deze manier voorkomt u dat uw medewerkers mensen beginnen te herkennen en zich afvragen waarom die verzekeringsadviseur het pand alweer op brandveiligheid bekijkt.

Wie betrek ik bij het proces om al die vragen te beantwoorden?
Een overnameproces is een intensief proces. Er zal veel informatie uitgewisseld moeten worden om de geïnteresseerde partij te informeren. U kunt partijen uiteraard zelf voorzien van informatie, maar dit kan veel tijd kosten. Mocht u ervoor kiezen om de informatie door andere mensen te laten verzamelen, dan is uw financieel directeur of accountant de aangewezen partij. Door hen op de hoogte te brengen van het proces en hen te betrekken bij de informatievoorziening kan de geïnteresseerde partij onopvallend voorzien worden van de gevraagde informatie.

Wanneer vertel ik het mijn medewerkers?
Een veel gestelde vraag is wanneer de medewerkers van uw bedrijf geïnformeerd mogen worden. Vaak is dit een afweging tussen loyaliteit en de overweging “stel dat het niet doorgaat”. Om te voorkomen dat er onrust in de organisatie komt is het verstandig om zo min mogelijk mensen te betrekken bij het overnameproces, het beste is om te wachten tot na de feitelijke overname. Een overnameproces is als een bochtige bergweg en er kan van alles gebeuren waardoor de deal niet doorgaat. Ook in een later stadium van een proces, bij voorbeeld doordat de koper de financiering niet bij elkaar krijgt of doordat partijen het niet eens worden over de omgang met de uitkomsten van het due dilligence (boekenonderzoek) of inhoud van de overnamecontracten.

Mogelijk wil de geïnteresseerde partij graag enkele sleutelmedewerkers interviewen als onderdeel van een due dilligence. Het is te adviseren om hier zo lang mogelijk mee te wachten, in ieder geval totdat de koper de financiering rond heeft en nadat de overige uitkomsten van het boekenonderzoek bekend en besproken zijn.

Dit artikel is tot standgekomen in samenwerking met Marktlink Fusies en Overnames.